Rubrieken Helios

Gegevens verslag

Datum multidisciplinair overleg

De datum multidisciplinair overleg is de datum van het overleg met alle leden van het MDT.

Datum aanmelding

De instructies voor deze rubriek vindt u op de pagina instructies algemene rubrieken modules.

Datum eerste intakegesprek

De instructies voor deze rubriek vindt u op de pagina instructies algemene rubrieken modules.

Globaal beeld

Het globaal beeld bevat actuele info over de participatieproblemen vanuit verschillende invalshoeken en over de beperkingen van de aanvrager. Op basis van de gegevens in het globaal beeld moet er een uitspraak kunnen worden gedaan over de algemene doelgroep van de hulpmiddelenfiches.

Wanneer globaal beeld invullen?

• Bij een eerste aanvraag voor hulpmiddelen en aanpassingen.
• Als er een algemene doelgroep wordt aangeduid in het adviesrapport, die nog niet eerder toegekend werd. Welke doelgroepen toegekend zijn, is te zien in het e-loket mijnvaph.be.
• Als er veranderingen zijn in het functioneren van de persoon ten opzichte van de beschrijving in een vorige module D, die relevant zijn voor het gebruik van de aangevraagde hulpmiddelen.
• Als er veranderingen zijn in de situatie van de persoon ten opzichte van de beschrijving in een vorige module D, die relevant zijn voor het gebruik van de aangevraagde hulpmiddelen (bijvoorbeeld de aan- of afwezigheid van een zorgverstrekker, een verhuis ...).

Motiveren algemene doelgroepen

In het globaal beeld van module D moeten enkel die algemene doelgroepen uitgewerkt worden die nog niet eerder toegekend werden en waarvoor hulpmiddelen aangevraagd worden. De algemene doelgroepen moeten niet gemotiveerd worden in het globaal beeld als een eerder toegekende functiebeperking en interventieniveau overeenkomt met de gevraagde algemene doelgroep. In welke situaties dit het geval is, is uitgelegd op de pagina eerder toegekende functiebeperkingen en interventieniveaus.

De motivatie van een nieuwe algemene doelgroep moet geobjectiveerd worden. Hoe u dit moet doen, is uitgelegd op de pagina over doelgroepen hulpmiddelenfiches. U baseert zich daarbij op actuele medische en/of paramedische verslagen of motiveert waarom u verouderde testgegevens gebruikt. U beschrijft deze gegevens in module A, of wanneer er geen module A ingediend wordt, neemt u de info op in het globaal beeld van module D. Welke gegevens u precies moet toevoegen, vindt u op de pagina stoornissen bij module A.

Beschrijven actuele participatieproblemen

Naast de informatie over de functiebeperkingen of algemene doelgroepen, bevat het globaal beeld actuele informatie omtrent participatieproblemen vanuit verschillende invalshoeken en de beperkingen van de aanvrager. Het MDT kan daarvoor gebruik maken van de elementen die moeten beschreven worden in module B (beschrijvende module) in kader van een vraag naar een persoonsvolgend budget.

Bij een eerste aanvraag hulpmiddelen moet informatie over alle participatieproblemen vanuit verschillende invalshoeken en de beperkingen van de aanvrager beschreven worden. In zoverre dat het relevant is voor de individuele situatie van de persoon voor wie het dossier wordt ingediend, geeft het team info over:

• communicatie: stotteren, apraxie, afasie, problemen met de stem, beperkt taalbegrip, woordvindingsmoeilijkheden, beperkte woordenschat, gebruik SMOG, en de mogelijke invloed op relaties
• zelfredzaamheid: hygiëne, huishouden, boodschappen, voeding, administratie, financiën, dagbesteding en mentale functies
• mobiliteit: binnenshuis/buitenshuis, trappen, transfers, vervoer
• deelname aan het maatschappelijk leven: daarmee worden onder andere tussenmenselijke relaties bedoeld en het verder sociaal functioneren en deelnemen aan de maatschappij. Met andere woorden: externe factoren: (aangepaste) woning, sociaal netwerk, vrijetijdsbesteding, gebruik hulpmiddelen en persoonlijke factoren: interesse, leeftijd, persoonlijkheid, vaardigheden, algemene lichamelijke conditie, levensstijl en leefgewoonten

Indien niet relevant, hoeft u de informatie niet te beschrijven. U moet ook zoveel mogelijk oog hebben voor wat goed verloopt en wat minder goed verloopt. Beide aspecten moeten duidelijk worden uit de beschrijvingen in 'globaal beeld'.

Motivatieverslag

In een motivatieverslag toont u aan dat de gevraagde ondersteuning de goedkoopste adequate oplossing is aan de hand van:

• de probleemactiviteit(en)
• de probleemstelling met een concrete en objectieve omschrijving van het precieze probleem, de mogelijkheden en beperkingen van de betrokkene en de reeds gebruikte hulpmiddelen in relatie tot die activiteit
• de functionele en technische eisen waaraan de oplossing moet voldoen
• een omschrijving van de aangevraagde oplossing met verwijzing naar een testverslag, brochure of plan in bijlage 
• overwogen, maar niet-gekozen alternatieven aangevuld met de reden waarom ze niet voldoen met verwijzing naar een testverslag in bijlage
• de motivatie voor de hulpmiddelen waarvoor de bijzondere bijstandscommissie (BBC) een beslissing moet nemen (zeer uitzonderlijke zorgbehoefte, hulpmiddelen buiten de refertelijst) aangevuld met een verwijzing naar een offerte of factuur als bijlage.

Aanvraagdatum VAPH

De aanvraagdatum is de datum waarop het aanvraagdocument of een ander eerste document in verband met de aanvraag is verstuurd naar het VAPH; dat kan de poststempel zijn of de datum waarop de vraag digitaal werd verstuurd. De aanvraagdatum is terug te vinden in het e-loket mijnvaph.be. Als er nog geen aanvraagdatum is, is dat de verzendingsdatum van het verslag. Op basis van die datum worden referterubrieken getoond van de refertelijst die geldt op dat moment. Zeker bij recente refertelijstwijzigingen is het belangrijk om deze datum correct in te vullen. Let op: als u de aanvraagdatum verandert nadat u hulpmiddelen hebt toegevoegd, dan moet u de reeds gekozen hulpmiddelen verwijderen en opnieuw toevoegen.

Probleemstelling

Beschrijf in deze rubriek de probleemstelling op het moment van de aanvraag.

De probleemstelling wordt beschreven vanuit het professioneel standpunt als hulpmiddelendeskundige. Beschrijf het precieze probleem concreet en objectief. Herhaal geen info uit het globaal beeld. Vermeld wel:

• op welke manier een activiteit uitgevoerd wordt en wat daarbij het precieze probleem is (deelactiviteit, handeling of situatie)
• het belang van die activiteit voor de betrokkene
• de frequentie en/of duur van de probleemactiviteit
• al gebruikte hulpmiddelen in relatie tot de activiteit en waarom die niet (meer) voldoen
• de functionele en technische eisen waaraan de oplossing moet voldoen en waarom

Zorg ervoor dat alle relevante onderdelen van de hulpmiddelenfiche aan bod komen in het motivatieverslag:

• alle elementen uit de doelgroep en uit de bijkomende voorwaarden
• alle eisen van de oplossing die vermeld zijn in de beschrijving van het hulpmiddel
• een beschrijving van de grotere totaalactiviteit als relevant of als vereist in de toelichting van de fiche

Vermijd vage uitspraken zoals 'de persoon heeft moeite met', 'regelmatig', 'dikwijls'. Wees concreet, bijvoorbeeld 'de persoon kan de smartphone niet vastgrijpen', '3 keer per week', '(vrijwel) dagelijks', 'vrijwel maandelijks'.

Aangevraagde oplossing

Welke oplossing is er geadviseerd en waarom?
Omschrijf de aangevraagde oplossing en verwijs eventueel naar een testverslag, brochure of plan in bijlage.
Duid alle correcte referterubrieken aan en motiveer alle onderdelen of referterubrieken waarvoor u een tegemoetkoming aanvraagt. Toon aan dat het hulpmiddel voldoet aan de gestelde eisen van de probleemstelling en dat de aangevraagde oplossing voor de betrokkene doelmatig en werkzaam is. Het moet dus duidelijk zijn dat de betrokkene met de aangevraagde oplossing de gewenste activiteiten kan en zal uitvoeren en hoe frequent het hulpmiddel gebruikt zal worden.

Zorg ervoor dat alle relevante onderdelen van de hulpmiddelenfiche aan bod komen in het motivatieverslag:

• alle elementen uit de doelgroep en uit de bijkomende voorwaarden
• alle eisen van de oplossing die vermeld zijn in de beschrijving van het hulpmiddel
• geef zo nodig aan waarom de persoon niet voldoet aan een of meerdere voorwaarden uit de doelgroep en waarom het hulpmiddel wel voldoet

Voeg voor alle niet-refertehulpmiddelen en ZUZ-vragen een offerte of factuur toe.

Aangevraagd hulpmiddel of aanpassing en aangevraagde doelgroep

Duid alle correcte referterubrieken aan en vermeld daarbij het aantal keer dat u de referterubriek aanvraagt. Duid bij elke gevraagde referterubriek de correcte doelgroep aan of geef aan dat de persoon niet tot de doelgroep behoort.

Niet gekozen alternatieven

Motiveer waarom goedkopere alternatieven niet voldoen om aan te tonen dat de gevraagde oplossing de goedkoopste adequate oplossing is. Beschrijf waarom de alternatieven vermeld in de hulpmiddelenfiche en indien van toepassing ook andere eenvoudigere en goedkopere oplossingen niet voldoen. Verwijs indien mogelijk naar een testverslag in bijlage.

Als er geen alternatieven zijn, wordt hier "niet van toepassing" geschreven of wordt dat aangeduid door een schuine streep. 

Motivering ZUZ

Vul dit veld in wanneer u een aanvullende tegemoetkoming (meer dan 300 euro) vraagt boven op het refertebedrag.

Motiveer waarom het om een zeer uitzonderlijke zorgvraag gaat. Beschrijf wat er omwille van de specifieke situatie en/of beperkingen van de persoon extra nodig is in vergelijking met de oplossing onder het refertebedrag.

Als een vraag aan de bijzondere bijstandscommissie (BBC) gesteld wordt, voegt u een offerte of factuur toe als bijlage. De items op de offerte of factuur komen overeen met de aangevraagde, omschreven en gemotiveerde items in het adviesrapport. Uit het adviesrapport en de offerte of factuur is duidelijk wat elk item precies is, waarvoor het dient en waarom het voor betrokkene noodzakelijk is.

Testverslag en huisbezoek

Huisbezoek afgelegd

Als er twijfel kan bestaan over de doelmatigheid of bruikbaarheid van woningaanpassingen of andere hulpmiddelen in de woning, moet er een huisbezoek worden afgelegd.

Testverslag opgemaakt

Als er twijfel kan bestaan over de doelmatigheid of bruikbaarheid van een oplossing, moet die worden uitgetest. Als het MDT een test van het geadviseerde hulpmiddel onnodig vindt of als testen niet mogelijk is, dan motiveert het team dat onder 'reden geen testverslag'.

Het testverslag moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

• Naam, voornaam en contactgegevens van de persoon die de test begeleidde.
• De plaats, de tijdspanne en indien relevant de omgeving waarin de test plaatsvond. Hoe intensief werd het hulpmiddel getest en onder welke omstandigheden? Hulpmiddelen moeten in realistische omstandigheden uitgetest worden om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden en de beperkingen.
• Kan en wil de betrokkene het hulpmiddel gebruiken? Ouderen die blind zijn kunnen bijvoorbeeld soms moeilijker overweg met computeraanpassingen (of zien het niet zitten om dit te leren hanteren) waardoor de hulpmiddelen worden aangekocht, maar uiteindelijk niet gebruikt worden.
• Een beschrijving van het verloop van de test met specifieke aandacht voor de mate waarin de betrokkene evolueert in het gebruik van de verschillende functies van het hulpmiddel of de aanpassing doorheen de testperiode, steeds voorzien van een gedetailleerde tijdsaanduiding van de test- en observatiemomenten.

Bijlagen

Mogelijke bijlagen kunnen zijn:

• bij BBC-vraag: offerte(s) of facturen
• bij woningaanpassingen: plan van woning met aangevraagde aanpassingen en maatvoering
• bij huurpakketten SDA: rolstoeladviesrapport (RAR)
• bij auto-aanpassingen om zelf te rijden: CARA-attest
• bij visuele beperking als er sprake is van een CVI: integraal diagnostisch verslag van expertisecentrum CVI 
• extra informatie over het hulpmiddel
• testverslag

Extra

Dit veld hoeft niet ingevuld te worden. Hier kan indien nodig extra informatie toegevoegd worden die nergens anders thuishoort in het verslag.

Schuldvordering

Op deze pagina staat wanneer een MDT recht heeft op een vergoeding en wanneer dus ‘ja’ mag aangeduid worden op dit tabblad. Het nummer is een referentie voor het MDT om de schuldvordering te kunnen terugvinden als deze uitbetaald is. Deze mag zelf bepaald worden door het MDT.

Akkoord van de cliënt

De instructies voor deze rubriek vindt u op de pagina instructies algemene rubrieken modules.