Hoe verloopt de procedure voor een top-upbudget?
1. Afstemming met de persoon met een handicap en zijn vertegenwoordiger(s)
De vergunde zorgaanbieder (VZA) stemt af met de persoon met een handicap en zijn vertegenwoordiger(s) over het al dan niet indienen van een aanvraag voor een top-upbudget en de mogelijke ondersteuningspartners die hierbij betrokken worden.
2. Afstemming met de ondersteuningspartners
De VZA stemt af met de netwerkpartners die betrokken zijn bij de ondersteuning van de zorgvrager over het indienen van een aanvraag voor een top-upbudget en hoe zij de ondersteuning zullen organiseren. Het is aanbevolen om de regiocoördinator van het VAPH hierbij te betrekken.
3. Aanvraag top-upbudget bij het VAPH
Het hulpverleningsplan (verplichte bijlage bij een aanvraag voor een top-upbudget) wordt ingevuld en ondertekend door alle betrokken partners die een deel van het top-upbudget zullen ontvangen. De VZA vult ook de aanvraag van tijdelijke bijkomende middelen voor meerderjarige personen met een handicap met complexe ondersteuningsnoden in en mailt alle documenten naar bemiddeling@vaph.be.
In het aanvraagformulier wordt omstandig gemotiveerd waarom de bijkomende middelen nodig zijn om de zorg en ondersteuning voor de meerderjarige persoon met een handicap op termijn op een duurzame wijze te kunnen organiseren.
4. Beoordeling aanvraag top-upbudget
Binnen de 30 kalenderdagen beoordeelt het team regionale werking van het VAPH de aanvraag en deelt haar gemotiveerde beslissing mee aan de VZA die de aanvraag deed. In deze beoordeling wordt rekening gehouden met de voorwaarden waaraan de persoon met een handicap moet voldoen, de motivering in het aanvraagformulier en de inhoud van het hulpverleningsplan.
- Weigering aanvraag top-upbudget
Wanneer de aanvraag en het meegestuurde hulpverleningsplan niet goedgekeurd worden door het VAPH en de VZA en de ondersteuningspartners het niet eens zijn met deze beslissing, kan een nieuwe aanvraag met een nieuw hulpverleningsplan ingediend worden bij het VAPH.
- Goedkeuring aanvraag top-upbudget
Wanneer de aanvraag en het meegestuurde hulpverleningsplan goedgekeurd worden door het VAPH kan de ondersteuning met het top-upbudget starten op de gekozen datum. Het VAPH zal de VZA maandelijks een deel van het top-upbudget betalen.
Let op:
- Vergeet niet om een overeenkomst voor het persoonsvolgend budget op te maken met de zorgvrager en zijn vertegenwoordiger(s) en die te registreren in de geïntegreerde registratietool (GIR) bij het VAPH als dat nog niet gebeurd is.
- De volledige ondersteuning (met PVB en met top-upbudget) wordt ook concreet omschreven in het handelingsplan van de zorgvrager.
5. Wijzigingen in de uitvoering van het hulpverleningsplan of in het persoonsvolgend budget
Elke wijziging in de ondersteuning of in de samenwerking tussen de partners wordt binnen de 5 werkdagen per mail gemeld aan bemiddeling@vaph.be. De VZA geeft daarbij ook aan of de ondersteuning direct kan verdergezet worden of dat het top-upbudget opgeschort of stopgezet wordt. Het top-upbudget kan maximaal drie maanden opgeschort worden.
- Als de ondersteuning kan verdergezet worden (onmiddellijk of uiterlijk binnen de 3 maanden), dan mailt de VZA een aangepast hulpverleningsplan naar bemiddeling@vaph.be binnen de 30 dagen volgend op de melding. De top-up zal in dat geval eventueel opgeschort worden. Het regioteam van het VAPH beoordeelt het aangepaste hulpverleningsplan binnen de 7 dagen na ontvangst van het plan en deelt haar gemotiveerde beslissing mee.
- Als de ondersteuning niet meer verdergezet kan worden (bv. omdat een cruciale partner is afgehaakt), dan vraagt de VZA een stopzetting van de top-up. Op een later tijdstip kan er voor deze persoon met een handicap een nieuwe aanvraag ingediend worden voor de resterende tijd en het resterende bedrag.
- Wanneer tijdens de looptijd van de top-up het persoonsvolgend budget (PVB) wordt stopgezet of er een PVB met een hogere budgetcategorie ter beschikking wordt gesteld, wordt de top-up stopgezet vanaf de eerste dag van de maand volgend op de stopzetting of wijziging van het PVB.
6. Stopzetting top-up of na afloop van de top-up
Binnen de 30 dagen na vroegtijdige stopzetting van de top-up of binnen de 30 dagen na afloop van de volledige top-upperiode mailt de VZA een kort evaluatieverslag naar bemiddeling@vaph.be. Ook de financiële verantwoording over de uitvoering van het hulpverleningsplan wordt meegestuurd. Op basis van deze financiële verantwoording gebeurt de eindafrekening.