Het VAPH omschrijft een handicap als:
elk langdurig en belangrijk participatieprobleem van een persoon dat te wijten is aan het samenspel tussen functiestoornissen van mentale, psychische, lichamelijke of zintuiglijke aard, beperkingen bij het uitvoeren van activiteiten en persoonlijke en externe factoren.
Deze definitie vertrekt vanuit de sociaal-ecologische visie die ook door de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) gehanteerd werd bij de publicatie van de ICF(opent nieuw venster) (International Classification of Functioning, Disability and Health).
Onderstaande figuur geeft de vijf componenten van het ICF-model weer. Ook in dit model staat de interactie van de persoon met zijn omgeving centraal. Het is net in die interactie dat er ook voor het VAPH een handicap kan ontstaan.
Voor de definitie (ernst en langdurigheid) en voor de classificatie van psychische stoornissen (o.m. gedrags- en emotionele stoornissen) baseert het VAPH zich ook op de DSM(opent nieuw venster) (Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders).
De Vlaamse toeleidingscommissie (VTC) en, bij vraag tot heroverweging, de heroverwegingscommissie (HOC) beslist of iemand aan de voorwaarden voldoet.