Om uw persoonlijke assistent te betalen, onderneemt u volgende stappen:
U opent een aparte bankrekening
Het is verplicht om gebruik te maken van een aparte bankrekening van waaruit alle uitgaven met betrekking tot het persoonlijke-assistentiebudget verricht worden.
De rekening staat bij voorkeur op naam van de budgethouder. De rekening kan ook op naam staan van:
- de wettelijk vertegenwoordiger (bijvoorbeeld ouder, voogd, voorlopig bewindvoerder)
- de persoon die aangesteld werd via notariële akte
- de minderjarige
U bezorgt uw gegevens aan het VAPH
Starten doet u door volgende formulieren te registreren via het e-loket mijnvaph.be of te bezorgen aan het VAPH:
- het formulier Persoonlijke-assistentiebudget (PAB) starten met besteding in cash
- het formulier Melding van de combinatie van het persoonlijke–assistentiebudget (PAB) met andere zorgvormen (enkel bezorgen als u combineert met een andere zorgvorm)
- het formulier Een overeenkomst registreren voor de besteding van uw persoonlijke-assistentiebudget
U kunt de formulieren registreren in het e-loket mijnvaph.be. Of u stuurt ze via e-mail of per post aan:
VAPH
team Budgetbesteding
Koning Albert II-laan 15 bus 320
1210 Brussel
budgetbesteding@vaph.be
Opgelet: U kunt de overeenkomsten niet persoonlijk naar een VAPH-kantoor brengen.
U ontvangt een terugvorderbaar voorschot van het VAPH
Bij de start van uw PAB ontvangt u een terugvorderbaar voorschot. Uw terugvorderbaar voorschot bedraagt afgerond ¼ van uw jaarbudget en wordt na ontvangst van uw startdocumenten uitbetaald.
Het terugvorderbaar voorschot dient om de facturen van de overeenkomsten die u sloot, te vergoeden zonder dat u die zelf met eigen middelen moet betalen. Het voorschot is geen deel van uw budget. Bij de stopzetting van uw budget, moet u het voorschot volledig terugbetalen.
Uw terugvorderbaar voorschot wordt overgeschreven op een bankrekening die uitsluitend kan gebruikt worden voor PAB-verrichtingen. Het is verplicht om gebruik te maken van een aparte PAB-rekening voor alle uitgaven en stortingen in het kader van het PAB.
U betaalt uw persoonlijke-assistent(en) via uw aparte bankrekening
U kunt uw budget besteden aan directe kosten en een gedeelte is vrij te besteden aan zorg en ondersteuning.
Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks voortvloeien uit de taak als werkgever/opdrachtgever.
Bijvoorbeeld: het loon van de persoonlijke assistent, de kosten voor woon-werkverkeer van de persoonlijke assistent, de kosten voor woon-werkverkeer van de wijk-werker, de werkgevers- en werknemersbijdragen, de verplichte verzekeringen die in het kader van het werkgeverschap gesloten moeten worden, de kosten voor een sociaal secretariaat. Ook eventuele opleidingen voor de persoonlijke assistent in functie van zijn taak zijn directe kosten.
Binnen de directe kosten zijn er:
- kosten die recht geven op VIA 4-middelen
- niet-VIA 4-kosten
Vrij besteden (vroegere indirecte kosten)
Maximum 5 % van uw jaarbudget is vrij te besteden aan zorg en ondersteuning. De besteding hoeft niet verantwoord te worden.
Voorbeelden: een bioscoopticket van de persoonlijke assistent, een treinticket van de persoonlijke assistent voor verplaatsingen tijdens de werkuren, reis-en verblijfskosten van de assistent, ook van de vrijwilligers, kantoorkosten van de budgethouder, telefoonkosten van de budgethouder, kosten boodschappendienst, geschenken en geschenkcheques, bankkosten en intresten.
In de Richtlijnen voor de PAB-budgethouders vindt u een overzicht van de directe en indirecte kosten die u kunt indienen.
Hoe dient u uw kosten in?
U bezorgt een lijst van uw kosten aan het VAPH via het e-loket mijnvaph.be of via de Kostenstaat voor het persoonlijke-assistentiebudget. Het VAPH betaalt u die kosten dan terug via uw aparte bankrekening.
De originele betaalbewijzen moet u niet bezorgen aan het VAPH. U moet ze wel gedurende 7 jaar thuis bewaren voor een eventuele controle. Als u uw persoonlijke-assistentiebudget gebruikt voor zaken waarvoor het budget niet bedoeld is of u kunt uw uitgaven niet bewijzen, dan zal het VAPH die kosten niet aanvaarden.
Wanneer dient u uw kosten in?
U kiest er zelf voor wanneer en hoeveel kostenstaten u per jaar indient. Enkel bij de jaarovergang moet u het team Budgetbesteding vóór 1 april van het nieuwe jaar een laatste kostenstaat bezorgen met de kosten van de laatste maand(en) van het voorbije budgetjaar.
Bijvoorbeeld: de laatste kostenstaat voor 2020 kunt u tot 1 april 2021 indienen.
Loon- en verzekeringskosten zijn periode/jaargebonden. De kosten moeten ingediend worden binnen de periode/het jaar waarop ze betrekking hebben.
Voorbeelden: loonbrieven, facturen reguliere diensten/kortverblijf, arbeidsongevallenverzekering, facturen van zelfstandigen, facturen sociaal secretariaat.
Terugbetalingen (creditnota’s) en/of afrekeningen die voortvloeien uit die kosten, moeten ingediend worden binnen de periode/het jaar waarop ze betrekking hebben.
Voorbeelden: creditnota’s sociaal secretariaat, afrekeningen arbeidsongevallenverzekering …
Als u in een lopend budgetjaar bijkomende kosten of terugbetalingen moet indienen voor een voorgaand budgetjaar moet u een aparte kostenstaat opsturen met vermelding periode/jaar waarop ze betrekking hebben. De kosten of terugbetalingen zullen dan verrekend worden naar die periode.
Opgelet: bijkomende kosten of terugbetalingen kunt u slechts indienen tot maximum twee jaar na het verstrijken van de periode waarop de kosten/terugbetalingen betrekking hebben.
Kosten die moeten ingediend worden op de kostenstaat volgens factuurdatum: wijk-werk- en dienstencheques, advertentiekosten, inschrijvingsgeld en kosten van opleiding van assistenten.