Zodra een aanvraag bij het VAPH is opgestart, moet die binnen een bepaalde termijn vervolledigd worden om de oorspronkelijke aanvraagdatum te behouden. Die startdatum is belangrijk wanneer de aankoop van het hulpmiddel of de aanpassing al voor de aanvraag of tijdens het adviesproces plaatsvond. Hoewel we afraden om dat te doen, is het wel toegestaan. Als de aanvraag niet binnen de wettelijk bepaalde termijn vervolledigd wordt (voor IMB-aanvragen is dat 6 maanden vanaf de startdatum), wordt de aanvraagdatum aangepast naar de datum waarop de aanvraag volledig is ingediend (meer info).
Als het door omstandigheden buiten de controle van het team of de aanvrager niet mogelijk is om de aanvraag tijdig af te ronden, kan er vóór het vertstrijken van de termijn een beroep op overmacht worden gedaan.