[Video] Webinar aanpassingen voorschotcyclus voor vergunde zorgaanbieders - november 2022

Goedemiddag allemaal. Welkom op het webinar over de aanpassingen van de voorschotcyclus voor vergunde zorgaanbieders.

We gaan even onszelf voorstellen. Wij gaan de presentatie met twee geven. Mijn naam is Lies Peeters. Ik ben de teamcoördinator van het team financieren van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. Onder mijn team vallen de diensten voor afrekeningen, voorschotten en personeelsregistratie en de cliëntregistratie.

En dan geef ik even het woord aan mijn collega Marc.

Goedemiddag allemaal. Ik ben Marc Sevenhant. Ik ben het nieuwe afdelingshoofd van de Afdeling Vergunnen en Financieren binnen het VAPH en ik heb sedert mei Jos Theunis opgevolgd.

Hoe gaat ons webinar er vandaag uitzien? We gaan starten met een presentatie waar zowel de context van de veranderingen als de praktijk aan bod gaat komen. Tijdens deze presentatie kunt u vragen stellen via de chatfunctie. U vindt die chatfunctie aan de rechterkant van uw scherm.

Na de presentatie nemen wij een pauze van 15 minuten. Dat is de tijd die wij nemen om de vragen die u stelde via de chat, zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden, zodat wij na de pauze terug kunnen komen met de antwoorden op de veelgestelde, algemene vragen. Uiteraard gaat u steeds een antwoord op uw vraag krijgen.

Gaat dat over dossierspecifieke vragen, dan gaat u antwoord krijgen via mail achteraf. We gaan ook een document bezorgen waar dat de veelgestelde vragen in staan met hun antwoorden net als het opgenomen webinar van vandaag dat u morgen automatisch via mail ter beschikking krijgt.

Dan geef ik nu even het woord aan Marc die u door de context van deze wijzigingen gaat leiden.

Om de context goed te begrijpen, moeten we eventjes terug naar 2016-2017. En dat gaat dan over de invoering van de persoonsvolgende financiering.

Op dat moment hebben we eigenlijk vanuit het Vlaams Agentschap de rechthebbende van de subsidiëring gewijzigd.  Daarvoor waren dat de erkende diensten van. Die zijn vergunde zorgaanbieder geworden en een vergunning biedt eigenlijk de mogelijkheid om budgethouders PVB te gaan ondersteunen, begeleiden en daar overeenkomsten mee af te sluiten, maar de rechthebbende van het budget is in principe  de budgethouder en niet langer de voorziening.

Waarom is dat belangrijk?

Omdat het VAPH als Vlaamse overheidsdienst gebonden is aan wat we de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën heten. En in die codex staat beschreven hoe alle agentschappen van de Vlaamse overheid moeten omgaan met hun begroting, financiering enzovoort.

De begroting van het VAPH bestaat uit een aantal posten. In die begrotingsposten worden middelen vastgelegd en die vastleggingen geven ons de mogelijkheid om mensen het recht te geven om bepaalde overheidsmiddelen te gaan gebruiken. Sedert de persoonsvolgende financiering is dat voor de persoonsvolgende budgetten de budgethouder die daar de rechthebbende is.

Wij moeten die budgetten vastleggen op een rechthebbende. En op het moment dat we de budgetten betalen, moeten we ook terug kunnen koppelen naar de juiste rechthebbende als we dat effectief vereffenen.

Het vouchersysteem zorgt ervoor dat wij betalen aan de voorzieningen terwijl eigenlijk de rechthebbende de persoon met een  handicap is.

Door de persoonsvolgende financiering en het vouchersysteem waren wij eigenlijk niet in orde met die Vlaamse Codex Overheidsfinanciën en we hebben daar een uitzondering voor gekregen om daar een bepaalde periode rond te werken. En bij de opmaak van het Zorginvesteringsplan in 2021 is er binnen de Vlaamse Regering afgesproken dat die uitzondering ook moet stoppen op 1 januari  2023. Dus binnen 6 weken. En vanaf dan moeten wij ons eigenlijk volledig in regel stellen met die Vlaamse Codex Overheidsfinanciën en moeten we bij elke betaling  die we doen, kunnen teruggaan naar die rechthebbende.

Het was de bedoeling om die operatie volledig achter de schermen te gaan uitvoeren waarbij dat we het voorschotsysteem op een andere manier zouden berekenen binnen het VAPH, maar uiteindelijk de betaling zouden behouden zoals ze was. Maar, ondanks het feit dat er heel veel mensen inspanningen gedaan hebben om dat volledig achter de schermen te houden, zijn we toch op een aantal moeilijkheden gestoten waar we dat samen met de collega's van het boekhoudkantoor binnen de Vlaamse overheid, met de collega's van de informaticadienst van het VAPH en van onze diensten proberen uit te werken maar we zijn daar op een aantal beperkingen gestoten die erop neerkomen dat we geen gegroepeerde betaling kunnen doen als degene aan wie we betalen niet de rechthebbende is. We betalen aan de voorziening die eigenlijk niet rechthebbend is, maar dan een soort derdebetalersregeling. 

De concrete praktische uitwerking van het verhaal dat we uitgewerkt hebben, zal Lies jullie verder toelichten.

Nu gaan we eerst verder in op alle praktische gevolgen die deze operatie heeft voor jullie maar ik wil eerst beginnen met te benadrukken dat zowel de berekening als het bedrag van het voorschot per maand per SE ongewijzig blijft. Dat blijft berekend via de webapplicatie Isis. Die voorschotcyclus blijft echt op dezelfde manier verlopen.

Wat wel wijzigt, is dat de betaling van het voorschot wordt opgesplitst.

Er gaat telkens een bedrag per cliënt met een voucher in uw SE worden gestort en het saldo.

Het saldo is eigenlijk het totaal berekende voorschot zoals dat vroeger gebeurde, min de  verschillende bedragen per cliënt.

Ik heb dat even in een eenvoudig diagrammetje weergegeven.

Dus zoals ik al zei, het bedrag van het voorschot per maand blijft berekend in Isis. Het blijft hetzelfde bedrag zoals het vroeger was, gebaseerd op de prestaties van uw personeel vier maand terug. Net als de vouchers die in uw voorziening liepen vier maanden geleden.

Wat wijzigt wel? Dat zijn de betalingen. Die worden opgesplitst. Enerzijds krijgt u per cliënt met een voucher in uw voorziening een apart bedrag uitbetaald en dan één saldo. In dat saldo zit het restbedrag van het voorschot voor uw VZA vervat, maar ook het bedrag voor MFC, RTH, NAH, geïnterneerden en eventueel ook nog persoonsvolgende convenanten.

Ik probeer het eventjes verder te verduidelijken met dit cijfervoorbeeldje. U ziet in de linkerkolom de voorschotberekening zoals die nu loopt en zoals die ook volgend jaar nog zal lopen.

Dus waar kijken wij naar in de voorschotberekening?

Naar de punten van de vouchers van 4 maanden geleden. In dit voorbeeldje is het een SE met vijf vouchers en we hebben aan al die vouchers fictief een aantal punten voor de maand X-4 toegekend net als een aantal organisatiegebonden punten die we erbij voegen. Dus een totaal van 31 punten ter beschikking voor de SE. We hebben daar een bedrag aan gehangen, in dit geval 30.000 euro dat deze SE als voorschot moet krijgen en ook zal krijgen in het nieuwe systeem. Wat gebeurt er dan naar betalingen toe? Die betaling gaat nu uitgesplitst worden in betalingen per cliënt en een saldo.

Dus we gaan voor die uitbetalingen van die bedragen per cliënt kijken naar de punten van de voucher in de maand waarvoor het voorschot is bedoeld. We gaan kijken naar die punten van de voucher.

We kijken naar de gehele waarde van de voucher. We vermenigvuldigen dat met 1,1035. Dan houden we rekening met het aantal dagen van de voorschotmaand en het aantal dagen van het jaar en dat aantal punten vermenigvuldigen we met de omslagsleutel. Die omslagsleutel is de omslagsleutel die gebruikt wordt om binnen een budget tussen cash en punten om te switchen. In 2022 bedraagt die 899,68 euro. Uiteraard in 2023 zal die worden aangepast.

Nu ik wil echt benadrukken dat die waarde van die aparte betalingen per cliënt voor jullie geen inhoudelijke betekenis heeft. Die heeft enkel betekenis voor ons, VAPH, naar de boekhouding toe.

Dus in ons voorbeeldje hier resulteren die punten die u ziet in de kolom ' Punten X', in een uitbetaling in de maand X per bedrag.

In dit geval vijf bedragen omdat er vijf vouchers lopen in de voorschotmaand. Een totaal van die aparte betalingen bedraagt 24.800 euro. Dat wil zeggen dat dat minder is dan de 30.000 euro die berekend wordt in het voorschotdossier.

Dat kunt u zien in de linkerkolom. Dus er volgt nog een betaling van een saldo van het voorschot, namelijk het verschil tussen de 30.000 en de 24.800. Dus als voorziening krijgt u de 30.000 maar wel opgesplitst zoals in dit voorbeeld in zes aparte betalingen.

Wij zijn er ons heel goed van bewust dat dat voor heel wat voorzieningen toch een complexiteit veroorzaakt omdat er voor grote voorzieningen heel veel betalingen worden gegenereerd en daarom hebben wij dan ook ons uiterste best gedaan om de pdf van het voorschot zo overzichtelijk mogelijk te maken.

Momenteel kon u in dat voorschotoverzicht al de vouchers van vier maand geleden terugvinden, net als de prestatie-eenheden van uw personeel van 4 maanden terug.

Die overzichten gaan nu aangevuld worden met de aparte betalingen per cliënt, net als het saldo en uiteraard het volledige voorschotbedrag dat op die pdf zal vermeld worden.

Naast de opsplitsing van de betaling, is er ook nog een praktisch gevolg voor de maand januari.

De voorschotuitbetaling voor januari zal later dan normaal plaatsvinden.

Normaal wordt de betaling bij ons uitgevoerd de eerste werkdag van januari, maar dat is niet mogelijk in dat nieuwe systeem.

En we verwachten uiterlijk tegen 15 januari het voorschot van januari te kunnen storten.

Dat zal zowel de betalingen per cliënt of per voucher zijn als het saldobedrag.

Dus ook het saldo voor MFC, RTH enzovoort zal later uitbetaald worden in januari.

Dat is niet enkel voor 2023 het geval, maar jaarlijks zal het voorschot van januari niet op de eerste werkdag kunnen betaald worden.

We beseffen dat daardoor toch een aantal voorzieningen wat liquiditeitsproblemen kunnen hebben en daarom hebben wij voorzien dat het voorschot van december wordt verhoogd.

U kunt dat bedrag vinden waarmee het voorschot wordt verhoogd in uw voorschotdossier van december in het veld 'forfait aanvullende personeelskost'. 

Voor dit jaar bedraagt dat de helft van het voorschot van november en dat gaat in de regelgeving verankerd worden zodat we dat elk jaar kunnen toepassen en het voorschot van december elk kalenderjaar zal verhoogd worden.

Wel even vermelden dat het extra bedrag dat u krijgt voor het voorschot van december, zal meegenomen worden in de afrekening van 2022 en dus het saldo van het afrekeningsdossier van 2022 zal daardoor verlagen.

Wat ook verandert in de voorschotcyclus, is dat we vanaf 2023 geen uitstel meer kunnen geven na de deadline van het aanvaarden van het voorschotdossier. Dus elke maand krijgt u een mail met daarin de vraag om het voorschot te aanvaarden en te berekenen met telkens de vermelding van een deadline.

Vanaf 2023 zal na het verstrijken van die deadline het niet meer mogelijk zijn om zelf als voorziening of als SE nog te aanvaardenmaar dan zal dit afgehandeld worden door de helpdesk en het berekend bedrag uitbetaald worden.

De bedragen voor de cachbesteding die in uw voorschot worden meegenomen, die blijven nog altijd op dezelfde wijze verrekend. Hier gebeuren geen wijzigingen en die worden ook niet opgesplitst. Zowel SE's met voucher als zonder voucher zullen dus telkens in januari hun voorschot later ontvangen maar voor SE's zonder voucher is er geen opsplitsing van de betalingen. Zij krijgen één bedrag van het voorschot uitbetaald.

Ook voor fusies heeft deze operatie gevolgen. Ik dacht dit met een voorbeeldje te illustreren.

Stel dat SE B fuseert met SE A en SE A blijft bestaan. Dan moeten de vouchers van B, net zoals dat vroeger was, vanaf januari geregistreerd worden onder SE A. Van januari tot en met april krijgt A dan enerzijds de betalingen per cliënt van zijn eigen vouchers, vouchers A, maar ook de betalingen per cliënt van de vouchers die van
B afkomstig zijn. Bovendien krijgt A zijn saldo zo berekend rekening houdend met de betalingen per cliënt,maar ook een aanvulling in dit geval met het saldo van B. 

Voor de aanvulling van B gebruiken we dan de voorschotmaand december voor van B en die verbinden we dan met de vouchers die A al in zijn voorschotdossier krijgt van B. En die bijpassing zal net zoals vroeger vier maanden gebeuren tot de prestatie-eenheden van B ook bij het voorschotdossier van A meegenomen worden.

Uiteraard staat de helpdesk personeelsregistratie ter beschikking voor vragen, maar wij vragen wel om de vragen die u specifiek hebt over het voorschot, vanaf januari enkel te stellen via ons mailadres. Dat is omdat vragen over de voorschotberekening vaak wat uitzoekwerk vragen en dat we dan toch via de telefoon u niet direct een antwoord kunnen geven. We willen u ook vragen om zeker in de eerste maanden, als uw totaalbedrag dat u ontvangt van de individuele betalingen per cliënt en het saldo, niet afwijken van het berekend voorschotbedrag, niet specifiek vragen over het bedrag per cliënt te stellen.

Net zoals ik daarnet al aanhaalde, is dat bedrag per cliënt niet van inhoudelijk belang voor jullie als SE maar enkel voor het VAPH als boekhoudkundig cijfer. Wij zijn ook maar met drie mensen die alle vragen kunnen beantwoorden over uw voorschot en in totaal gaan er toch wel meer dan 22.000 betalingen gegenereerd worden per maand.

U verstaat dat wij dan niet kunnen ingaan op die individuele betalingen. We gaan eerst die SE's verderhelpen waar het totaalbedrag dus betalingen per cliënt en saldo zou afwijken van het berekend bedrag van de voorschotten.

Dan wil ik ook nog even iets zeggen over het afrekeningsdossier: de berekening en de uitbetaling van het afrekeningsdossier wijzigt niet en wij weten ook ten allen tijde de exact uitbetaalde bedragen aan de SE, ook al zijn die gegenereerd op hoofd van de cliënt. Wij weten exact wat er aan jullie SE is betaald als voorschot. Dus het juiste saldo berekenen bij afrekeningen zal zeker geen probleem vormen.