Opname webinar Model individuele dienstverleningsovereenkomst persoonsvolgend budget

Dag allemaal ik ben Ellen De Visscher, beleidsondersteuner binnen de afdeling Vergunnen en Financieren van het VAPH. Dat houdt in dat ik een aanspreekpunt ben voor thema's die handelen over kwaliteit en rechten en plichten. Daaronder valt ook de individuele dienstverleningsovereenkomst waarin de afspraken over ondersteuning vastgelegd worden. In dit webinar neem ik jullie graag mee doorheen de modeldocumenten die werden opgemaakt voor de individuele dienstverleningsovereenkomst tussen budgethouders van een persoonsvolgend budget en vergunde zorgaanbieders.

We starten deze webinar met algemene informatie over de individuele dienstverleningsovereenkomst die kortweg de IDO wordt genoemd. Wat is die IDO precies? Waaruit bestaat hij en wie moet die IDO ondertekenen? Daarna zoomen we dieper in op de modeldocumenten die voor een IDO voor ondersteuning bij een vergunde zorgaanbieder via een persoonsvolgend budget werden opgemaakt. Waarom vonden we het belangrijk om zo een model op te maken? Welke documenten zijn er allemaal opgemaakt? Wat is de meerwaarde daarvan? En hoe worden ze het best gebruikt? We lichten daarna ook een aantal aandachtspunten toe uit de modeldocumenten en daarvoor gaan we gebruik maken van concrete situaties. We sluiten af met het meegeven wat het vervolgtraject is dat we met de model-IDO willen afleggen.

We starten dus met wat meer informatie over wat een individuele dienstverleningsovereenkomst of IDO precies is. Een IDO is een overeenkomst of een contract tussen de vergunde zorgaanbieder en de budgethouder. Het is een contract wat inhoudt dat het een juridisch document is. In die IDO worden afspraken vastgelegd over de ondersteuning die de vergunde zorgaanbieder aan de persoon met een handicap zal geven. In de IDO staat onder andere vermeld welke ondersteuning de persoon met een handicap krijgt, en hoe vaak. Er wordt in de IDO ook afgesproken welke vergoeding via het PVB betaald zal worden voor de geboden ondersteuning, en welke kosten nog bijkomend worden aangerekend die via eigen middelen betaald moeten worden. Heel belangrijk is dat de IDO wordt opgemaakt in dialoog tussen de vergunde zorgaanbieder en de budgethouder. Elk aspect wordt besproken, waarna men tot afspraken komt en deze afspraken gaat men opnemen in een IDO. De inhoud van de IDO is dus eigenlijk altijd in samenspraak bepaald en beide partijen zijn akkoord over de gemaakte afspraken. Dat maakt van de IDO ook een individueel document zoals de naam voluit: individuele dienstverleningsovereenkomst aangeeft. Het is dus normaal dat twee gebruikers bij dezelfde zorgaanbieder een verschillend IDO kunnen hebben. Zelfs al krijgen ze gelijkaardige ondersteuning. Een IDO moet opgemaakt worden voordat de ondersteuning aan de persoon met een handicap start. Dat is belangrijk zodat vooraf alle afspraken voor de ondersteuning, zoals de kostprijs, duidelijk zijn. Dat zorgt niet alleen voor duidelijkheid maar ook voor een goede verstandhouding tussen de budgethouder en de vergunde zorgaanbieder. Als de ondersteuning al start zonder dat er gezamenlijke afspraken gemaakt werden, kan dat al van bij de start tot ontevredenheid leiden als men achteraf niet tot een akkoord zou komen over de afspraken in de IDO. Er is wel een uitzondering wanneer er nood is aan dringende opvang die niet uitgesteld kan worden. In dat geval kan de ondersteuning wel starten zonder dat er eerst een IDO opgemaakt wordt. Er wordt dan wel verwacht dat die IDO binnen 5 dagen opgemaakt wordt. Als bevestiging van gemaakte afspraken wordt de IDO ondertekend door de budgethouder en de vergunde zorgaanbieder. Het is belangrijk de IDO pas te tekenen als alle afspraken duidelijk zijn en je dus ook akkoord bent met deze afspraken. Stel dat bepaalde aspecten uit de IDO voor een budgethouder niet duidelijk zouden zijn, dan kan die altijd een beroep doen op een bijstandsorganisatie. Dat is een organisatie die budgethouders gaat helpen bij het opstarten en beheren van hun budget en hen ondersteunt bij de organisatie van de zorg. Bij de opmaak van de IDO kan een bijstandsorganisatie budgethouders bijstaan en ondersteunen. Het is wel belangrijk om ondersteuning te vragen voor de IDO getekend wordt. Want is die IDO al getekend, dan is het ook voor een bijstandsorganisatie moeilijk om de budgethouder nog te helpen om andere afspraken overeen te komen.

Het kwaliteitsbesluit van 4 februari 2011 is de regelgeving waarin staat wat er allemaal in de IDO moet staan. De IDO bestaat uit verschillende documenten, namelijk de IDO zelf, het handelingsplan, collectieve rechten en plichten en eventuele bijlagen. Zoals al gezegd, de meeste afspraken over ondersteuning worden opgenomen in de IDO zelf, daarnaast heb je het handelingsplan en daarin wordt concreet beschreven op welke manier de ondersteuning uitgevoerd zal worden. Het is mogelijk dat de vergunde zorgaanbieder een andere naam geeft aan dat handelingsplan. Het handelingsplan is een onderdeel van de IDO dat betekent dat er altijd eerst een handelingsplan moet zijn voor de start van de ondersteuning. Het is natuurlijk mogelijk dat de vergunde zorgaanbieder de persoon met een handicap eerst wat beter moet leren kennen vooraleer er een volledig uitgewerkt handelingsplan kan opgemaakt worden. Maar bij de start wordt dan toch alvast een basishandelingsplan opgemaakt en er wordt verwacht dat binnen de 6 maanden na de start van de ondersteuning het handelingsplan verder uitgewerkt wordt tot een volwaardig handelingsplan. Als er voorheen een ondersteuningsplan werd opgemaakt in het kader van een aanvraag voor een persoonsvolgend budget, dan kan dat ondersteuningsplan ook als basis gebruikt worden om een handelingsplan op te maken. Een volgend document is het document met de collectieve rechten en plichten. Dit document omschrijft de rechten en plichten van de vergunde zorgaanbieder en de budgethouder. Die rechten en plichten zijn voor alle personen met een handicap die ondersteund worden door eenzelfde vergunde zorgaanbieder dezelfde. Daarnaast is het ook mogelijk dat bepaalde afspraken vastgelegd worden in een bijlage. Als dat het geval is dan maken ook deze bijlagen deel uit van de IDO. Alle verschillende onderdelen van de IDO moeten na akkoord ondertekend worden door de budgethouder en een vertegenwoordiger van de vergunde zorgaanbieder.

Zoals al gezegd, de IDO is een juridisch document en moet ook ondertekend worden. Op die manier tonen beide partijen dat ze akkoord gaan met de gemaakte afspraken en dat ze die zullen naleven. Maar wie moet die IDO nu tekenen? De ondertekening gebeurt enerzijds door een vertegenwoordiger van de vergunde zorgaanbieder en anderzijds door de budgethouder. De budgethouder is de persoon die het persoonsvolgend budget ter beschikking gesteld gekregen heeft, tenzij er een bewindvoerder is. In dat geval kan het zijn dat er meerdere budgethouders zijn, dat is afhankelijk van het vonnis van de bewindvoering. Is er een bewindvoerder over de persoon? Over de goederen? Of over beide? Is er sprake van bijstand of vertegenwoordiging? Afhankelijk daarvan is de budgethouder de bewindvoerder, mogelijks zijn er twee bewindvoerders, dan zijn beide bewindvoerders budgethouder. Maar het kan ook zijn dat, afhankelijk van het vonnis, de bewindvoerder samen met de persoon met een handicap budgethouder is. Als er meerdere budgethouders zijn, dan moeten zij allen de IDO tekenen. Het is ook mogelijk dat de budgethouder, als dat de persoon met een handicap is, een zorgvolmacht of lastgeving heeft waarbij het beheer van het persoonsvolgend budget aan een andere persoon wordt toevertrouwd. In dat geval tekent de zorgvolmachthouder of lasthebber in naam van de budgethouder.

Nu we weten wat een individuele dienstverleningsovereenkomst is en uit welke onderdelen die bestaat, stellen we de modeldocumenten voor en bespreken we waarom die opgemaakt werden.

Waarom willen we een model voor de individuele dienstverleningsovereenkomst voorzien? IDO's zijn vaak lang, maar er moeten dan ook veel afspraken gemaakt worden. Het gaat ook vaak over moeilijke materie. Daarnaast horen we ook dat het leidt tot administratieve lasten bij de vergunde zorgaanbieders en krijgen we het signaal dat IDO’s vaak moeilijk verstaanbaar zijn voor budgethouders. Het is vaak zo dat de lezer in de overeenkomst niet terugvindt wat hij wil weten of wat er afgesproken is tussen de budgethouder en de vergunde zorgaanbieder. Nochtans is die IDO wel een belangrijk document waarin alle afspraken opgenomen zijn waarop de ondersteuning gebaseerd is. Het is belangrijk dat die afspraken duidelijk zijn voor zowel de budgethouder als de vergunde zorgaanbieder. En het is ook het instrument om op terug te vallen als er een conflict zou zijn. Bij het begin van de persoonsvolgende financiering ontwikkelden de werkgeversorganisaties, het Vlaams Welzijnsverbond en SOM een modelovereenkomst, inclusief bijlagen. Doorheen de tijd zijn daar diverse varianten en vele bijlagen bij ontstaan en was het nodig om die te actualiseren ook omdat de regelgeving sindsdien aangepast is. Dus zowel gebruikers als zorgaanbieders als het VAPH geloven er wel in dat het aanbieden van een nieuw, geactualiseerd model een middel is om tot transparantie te komen. Als we het hebben over transparantie dan hebben we het niet alleen over duidelijkheid over de prijzen die aangerekend worden. Het is ook belangrijk wat er tegenover die prijzen staat, welke ondersteuning wordt geboden? Hoeveel ondersteuning wordt geboden? En wat houdt die ondersteuning dan precies in. Hetzelfde is ook van toepassing op de woon- en leefkosten: hoeveel betaal je en wat krijg je daarvoor. Transparantie gaat daarnaast ook over gevolgen als overeengekomen ondersteuning door omstandigheden niet geboden kan worden. Is er bijvoorbeeld alternatieve ondersteuning mogelijk, en wat betekent dat voor de kostprijs die eerder afgesproken was in de IDO? Dat zijn zaken die duidelijk uit de IDO zouden moeten blijken. Met een model-IDO streeft het VAPH naar éénduidigheid, helderheid en leesbaarheid voor budgethouders, en transparantie tussen beide partijen. U zal zien dat een model-IDO is opgebouwd uit drie delen. Een eerste deel bestaat uit de individuele afspraken. Een tweede deel gaat over collectieve afspraken. En dan is er nog een apart luik voorzien voor de ondertekening waarin duidelijk wordt weergegeven welke documenten allemaal onderdeel uitmaken van de IDO. Naast de model-IDO is er ook een bijhorend document met extra informatie opgemaakt. Er werden ook sjablonen voor drie mogelijke bijlagen opgemaakt. Daar gaan we straks nog verder op in.

We willen het gebruik van een model-IDO sterk aanbevelen omdat die toch een paar sterke punten heeft die de meerwaarde van het model naar boven brengen. Eerst en vooral zijn de modeldocumenten opgemaakt door vertegenwoordigers van zorggebruikers, zorgaanbieders, bijstandsorganisaties en het VAPH. Onafhankelijk Leven, Absoluut, Dito, Fovig, het Vlaams Welzijnsverbond en SOM werkten allen mee aan de opmaak van de documenten. Het feit dat het gedragen wordt door zowel vertegenwoordigers van gebruikers als door vertegenwoordigers van zorgaanbieders, maakt het toch wel een sterk concept. Het model is daarnaast opgemaakt volgens de verplichte bepalingen uit het kwaliteitsbesluit maar daarnaast is er ook aandacht geschonken aan afspraken die aanbevolen zijn om extra duidelijkheid te brengen tussen de budgethouder en de vergunde zorgaanbieder. Zo wordt er bijvoorbeeld aanbevolen om afspraken te maken over afwezigheden waardoor overeengekomen ondersteuning niet geboden kan worden. Voor de opmaak van dit model-IDO werd ook advies gevraagd aan een extern advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in het overeenkomstenrecht. Dat hebben we gedaan omdat, zoals al gezegd, de IDO een belangrijk juridisch document is en door dat advies resulteert het nu in een model dat juridisch sluitend is. Na het juridisch nazicht zijn de model-IDO en het document met extra informatie ook herwerkt door Wablieft. Dat is een organisatie die streeft naar heldere en begrijpelijke teksten om er een leesbaar geheel van te maken. Nog een laatste punt dat we willen aanstippen is dat de documenten gericht zijn naar zowel budgethouders als vergunde zorgaanbieders. Iedereen krijgt dezelfde informatie aangeboden in een voor iedereen zo verstaanbaar mogelijke taal. Daardoor is het ook een ideaal instrument in de dialoog tussen de budgethouder en de vergunde zorgaanbieder.

Hoe worden deze modeldocumenten het best gebruikt? Belangrijk is om de model-IDO samen met het document van extra informatie te lezen. Het document met extra informatie is namelijk zo opgebouwd dat elk artikel of elke paragraaf uit de model-IDO, terugkomt. En, als er extra uitleg nodig is, wordt die daar ook gegeven. Daarnaast worden moeilijke woorden onderlijnd en onderaan in de begrippenlijst verder uitgelegd. Vergunde zorgaanbieders zijn niet verplicht om de model-IDO te gebruiken maar we willen het wel sterk aanraden. Als het model gebruikt wordt, is het niet de bedoeling dat alle bestaande IDO's worden aangepast aan het model. Het is in eerste plaats te gebruiken voor nieuwe overeenkomsten die afgesloten moeten worden. Wanneer een vergunde zorgaanbieder beslist om de model-IDO niet te gebruiken, kan die nog steeds een leidraad zijn voor zowel de budgethouders als de vergunde zorgaanbieders. De budgethouders kunnen de modeldocumenten gebruiken om te kijken welke thema's ze zeker aan bod moeten laten komen tijdens de dialoog om te weten waar zeker afspraken rond gemaakt moeten worden. De vergunde zorgaanbieders kunnen de documenten gebruiken als leidraad of ter ondersteuning bij de opmaak van hun eigen sjabloon. Het is ook al eerder aan bod gekomen dat een IDO een individueel document is. Het is dan ook mogelijk dat bepaalde passages uit het model niet van toepassing zijn op de individuele situatie van een gebruiker. Die passages kunnen dan verwijderd worden uit het model, zodat de overeenkomst niet langer is dan nodig. In het document met extra informatie, wordt telkens aangegeven als een bepaalde passage kan weggelaten worden in een bepaalde situatie. Het is ook zo dat het model kan aangepast worden, zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat er extra afspraken toegevoegd worden. Dat behoort tot de vrijheid van de vergunde zorgaanbieder als sociaal ondernemer, en de keuze van de budgethouder. Natuurlijk willen we er dan wel op wijzen dat de correctheid van de toegevoegde bepalingen niet gegarandeerd kan worden.

We gaan nu nog even dieper ingaan op de bijlagen bij de IDO. Er zijn minstens twee bijlagen altijd verplicht. Dat zijn het handelingsplan en de collectieve rechten en plichten waarover we het daarnet al hadden. Zoals in het begin van de webinar aangehaald, zijn die bijlagen altijd een onderdeel van de IDO. Voor die twee bijlagen werd geen sjabloon voorzien. De reden daarvoor is dat de uitwerking van deze documenten zeer verschillend kan zijn en de vergunde zorgaanbieder de vrijheid moet  krijgen voor een eigen document op te maken, passend bij zijn eigen situatie als zorgaanbieder. Voor drie andere documenten wordt wel een sjabloon ter beschikking gesteld. Deze gaan we kort even overlopen. 

Het eerste sjabloon is het sjabloon 'Bijzondere volmacht medicatie'. Dit sjabloon is verplicht wanneer persoonlijke medicatie door een personeelslid van de voorziening rechtstreeks besteld wordt bij de apotheek. De budgethouder moet daar namelijk een volmacht voor geven aan een specifiek personeelslid. Een tweede sjabloon is het sjabloon 'Hulp door derden'. Dit sjabloon is verplicht als de handicap van de gebruiker het gevolg is van een ongeval, een beroepsziekte, een medische fout, of een ander schadegeval waarbij een derde de schade moet vergoeden. Het VAPH en de vergunde zorgaanbieder moeten daarvan op de hoogte zijn, omdat de ondersteuning dan bekostigd zal moeten worden met de verkregen vergoeding. Als die vergoeding niet voldoende is voor alle kosten, dan past het VAPH bij tot het bedrag dat het VAPH had voorzien voor de ondersteuning van deze persoon op basis van zijn ondersteuningsvraag en zorgzwaarte. Als de gebruiker niet meldt dat hij een schadevergoeding ontvangt of mogelijk zal ontvangen, dan kan de vergunde zorgaanbieder om die reden de IDO eenzijdig stopzetten. 

Een laatste sjabloon is het sjabloon 'Lastgeving' waarbij een personeelslid als lasthebber wordt aangesteld. Dit sjabloon is verplicht wanneer een personeelslid van de vergunde zorgaanbieder gelden en goederen van de gebruiker beheert. Dat komt niet vaak voor. Maar als het wel van toepassing is dan moet er verplicht een lastgevingsovereenkomst opgemaakt worden waarbij een specifiek personeelslid als lasthebber wordt aangeduid. Er moeten dan onder andere afspraken gemaakt worden over de start van die lastgevingsovereenkomst, hoe de gebruiker betrokken zal worden bij het beheer van de gelden en goederen, en of er een vergoeding verschuldigd is aan de lasthebber, en dergelijke meer. Net als bij de model-IDO is het in dit geval ook de keuze van de vergunde zorgaanbieders om de sjablonen te gebruiken of om een eigen document te hanteren voor deze bijlagen.

Daarnaast is het ook mogelijk dat er nog andere bijlagen moeten toegevoegd worden aan de overeenkomst. Enkele voorbeelden van mogelijke andere bijlagen zijn: toestemming persoonlijke gegevens opvragen, lijst met persoonlijke goederen, deze is bijvoorbeeld verplicht als de gebruiker duurzame persoonlijke goederen meebrengt naar de vergunde zorgaanbieder. Een ander voorbeeld is een overeenkomst over het gebruik van een persoonlijke ruimte met plaatsbeschrijving, een domiciliëringsmandaat en ook andere bijlagen zijn mogelijk afhankelijk van de afspraken die de budgethouder en de vergunde zorgaanbieder maken. Een bijlage die niet correct is, is een bijlage over wie verpleegkundige handelingen mag stellen. Het is namelijk zo dat wettelijk gezien deze handelingen enkel door een verpleegkundige gesteld mogen worden. In het verleden, en mogelijks nu nog, circuleerde er ook een bijlage waarbij de budgethouder ook zijn akkoord geeft dat verpleegkundige handelingen uitgevoerd zouden kunnen worden door niet-verpleegkundig begeleidend personeel. Door die bijlage op te nemen, willen vergunde zorgaanbieders duidelijkheid verschaffen aan hun gebruikers over die verpleegkundige handelingen, maar anderzijds betekent dat ook wel dat de vergunde zorgaanbieder en de budgethouder overeenkomen een federale wetgeving niet na te leven. Als Vlaamse overheid kunnen we dan ook geen bijlage als model opnemen waarin partijen stellen dat men een wet niet gaat nakomen. Dit overeenkomen geeft ook geen enkele garantie voor één van de partijen dat er geen aansprakelijkheden zouden kunnen zijn als er toch een fout zou gebeuren tijdens deze verpleegkundige handelingen. We beseffen als VAPH wel het praktische probleem daaromtrent. We willen daarbij ook aangeven dat er momenteel op federaal niveau acties zijn om dit probleem aan te pakken zodat bepaalde niet-verpleegkundigen onder bepaalde voorwaarden verpleegkundige handelingen kunnen stellen. Zodra die acties rond zijn en alles daarover duidelijk is, zal er ook gecommuniceerd worden over wat dat betekent voor de VAPH-sector. Daarbij willen we nog even aanhalen dat als er aan één van de bijlagen een aanpassing zou moeten gebeuren, het niet nodig is om een volledig nieuwe IDO op te maken. Het is voldoende om enkel die bijlage aan te passen en die opnieuw te laten ondertekenen door beide partijen.

In het volgende deel van de webinar gaan we enkele aandachtspunten uit de model-IDO toelichten aan de hand van een paar voorbeelden. 

Een eerste aandachtspunt gaat over de afspraken over de ondersteuning en de prijs. Dat gaan we doen aan de hand van de situatie van Farah. Farah is een vrouw met een licht verstandelijke handicap die in haar eigen appartement woont. Ze sluit een overeenkomst met een vergunde zorgaanbieder die haar ondersteunt bij het alleen wonen.

In haar IDO is volgende tabel opgenomen. U ziet dat in deze tabel enkel individuele ondersteuningsfuncties opgenomen zijn. Terwijl in de model-IDO u zal zien dat er een tabel is opgenomen met collectieve ondersteuningsfuncties. De tabel met collectieve ondersteuningsfuncties komt niet terug in de IDO van Farah, omdat zij geen collectieve ondersteuning krijgt van de vergunde zorgaanbieder. Daarom is enkel de tabel met individuele ondersteuningsfuncties opgenomen in haar IDO. Op die manier is de IDO van Farah overzichtelijk en niet onnodig lang. De tabel maakt voor Farah en haar vergunde zorgaanbieder duidelijk welke ondersteuning geboden zal worden. De lezer van haar IDO kan gemakkelijk terugvinden dat zij op maandag en vrijdag telkens een uur individuele psychosociale begeleiding krijgt, en op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag telkens 2 uur globaal individuele ondersteuning. Ondersteuning vindt altijd plaats in haar appartement in Duffel. Onderaan in de tabel ziet u ook een vrij opmerkingenveld. Daarin kunnen extra afspraken of verduidelijking over de ondersteuning opgenomen worden. Zo sprak Farah met haar vergunde zorgaanbieder af dat het tijdstip waarop de ondersteuning geboden wordt kan variëren. Telkens op het einde van de maand worden de afspraken vastgelegd voor de komende maand. Zo kan het zijn dat de ene week de psychosociale ondersteuning op maandag om 11u start en de andere week om 3u in de namiddag.

Verderop in haar IDO is een tabel terug te vinden waarin zowel Farah als haar vergunde zorgaanbieder duidelijk de prijs kunnen terugvinden voor de ondersteuning die werd afgesproken. Farah betaalt de ondersteuning via voucher, in dat geval wordt de kostprijs uitgedrukt in personeelspunten. Maar om Farah ook een duidelijk beeld te geven over de kostprijs vermeld haar zorgaanbieder de prijs ook in euro’s. Ook in deze tabel kan in het vrij opmerkingenveld bijkomende en verduidelijkende afspraken opgenomen worden over de kostprijs. In Farah haar geval is het duidelijk dat de vermelde prijs, de prijs bedraagt voor 50 weken ondersteuning omdat zij jaarlijks ook twee weken op vakantie gaat met een reisorganisatie. Haar IDO maakt dus duidelijk dat er alvast rekening gehouden is met de weken dat er geen ondersteuning geboden zal worden.

We blijven nog even bij het voorbeeld van Farah om het belang toe te lichten van afspraken maken over afwezigheden. Tijdens de maand april is de begeleider van Farah ziek gedurende een hele week waardoor die niet kan langskomen voor de psychosociale en globale individuele begeleiding van Farah. Farah en haar vergunde zorgaanbieder hebben voor de start van de ondersteuning echter ook afspraken gemaakt over afwezigheden waardoor de overeengekomen ondersteuning niet zou kunnen doorgaan.

Hier kan u lezen welke afspraken zij daarover gemaakt hebben. Gezien de ondersteuning in deze situatie niet kan doorgaan door ziekte van een individuele begeleider, betekent dat voor Farah dat de vergunde zorgaanbieder gaat bekijken of een collega de ondersteuning kan overnemen. Als dat niet het geval is, kan de ondersteuning niet doorgaan die week maar zal zij, zoals afgesproken, die ondersteuning niet moeten betalen. Omdat Farah zelfstandig woont, heeft zij geen woon- en leefkosten bij de vergunde zorgaanbieder. Daarom zijn er in haar IDO geen afspraken opgenomen over de woon- en leefkosten als de overeengekomen ondersteuning niet zou kunnen doorgaan. In situaties waar er wel woon- en leefkosten zijn, is het wel sterk aanbevolen dat de budgethouder en de vergunde zorgaanbieder afspraken maken over de woon- en leefkosten als de overeengekomen ondersteuning niet zou kunnen doorgaan. Moeten die kosten dan volledig betaald worden? Worden ze verminderd? Bijvoorbeeld omdat de gebruiker bij zijn afwezigheid zijn persoonlijke kamer bij de vergunde zorgaanbieder tijdelijk laat gebruiken door een andere gebruiker. Hierover worden best afspraken gemaakt. Goede afspraken daarover zorgen voor duidelijkheid en voor een goede relatie tussen beide partijen.

Een volgend aandachtspunt dat we graag willen toelichten, gaat over het aanpassen van de afgesproken kosten aan de index. Daarvoor bekijken we het voorbeeld van Wim. Wim is budgethouder voor zijn vrouw. Zijn vrouw heeft een NAH-problematiek en gaat dagelijks naar een dagcentrum. Wim betaalt de ondersteuning voor zijn vrouw cash aan de vergunde zorgaanbieder. In december ontving Wim een brief van de vergunde zorgaanbieder dat de prijs voor de ondersteuning en de prijzen voor de woon- en leefkosten vanaf januari stijgen omwille van een aanpassing van de index. Wim herinnert zich dat er in de IDO van zijn vrouw afspraken staan over de aanpassing van prijzen aan de index en haalt de IDO van zijn vrouw erbij. In de IDO kan hij terugvinden dat de vergunde zorgaanbieder de mogelijkheid heeft om jaarlijks de zorggebonden kosten aan te passen aan de index volgens een bepaalde formule en dat de vergunde zorgaanbieder in dat geval een maand voordien een brief met de aangepaste prijs naar de budgethouder stuurt. Wim is tevreden dat er vooraf duidelijk gecommuniceerd wordt over wat de nieuwe prijs zal zijn zodat hij in januari niet verrast wordt door de hogere factuur. Daarnaast ziet Wim in de IDO ook dat met het collectief overlegorgaan afspraken gemaakt zijn omtrent de aanpassing van de woon- en leefkosten aan de index. Er werd afgesproken wanneer de index kan plaatsvinden en volgens welke formules. Wim weet dat de woon- en leefkosten die afgesproken zijn in de IDO alleen kunnen wijzigen na overleg tussen de vergunde zorgaanbieder en het collectief overlegorgaan. Dat is zo bij aanpassingen aan de index maar hij weet ook dat dat ook het geval is voor alle andere aanpassingen aan de woon- en leefkosten. Zo werd hij vorig jaar op de hoogte gesteld dat de leefkosten daalden omdat de vergunde zorgaanbieder een samenwerking met een andere strijkdienst is aangegaan die deze diensten tegen een goedkopere prijs kon aanbieden. Ook dit was eerst overlegd geweest met het collectief overlegorgaan. Om nog even terug te komen op de aanpassing van de kosten aan de index. Het is dus van belang dat in de IDO duidelijk opgenomen is wanneer een aanpassing aan de index kan gebeuren, volgens welke formule en dat de vergunde zorgaanbieder vooraf duidelijk communiceert over de aanpassing van de prijzen. Het VAPH legt geen regelgeving op over de aanpassing van prijzen aan de index maar het moet dus wel vooraf duidelijk zijn hoe en wanneer die zal plaatsvinden. Specifiek voor de aanpassing van de woon- en leefkosten aan de index is wel eerst vooraf overleg nodig met het collectief overlegorgaan. Is daarover nog niet overlegd met het collectief overlegorgaan, en staat hierover dan ook niets in de IDO, dan kan de vergunde zorgaanbieder de woon- en leefkosten pas aanpassen aan de index na overleg met het collectief overlegorgaan. De indexatie van die woon- en leefkosten kan niet toegepast worden voor periodes uit het verleden. 

We blijven nog even bij het voorbeeld van Wim en zijn vrouw om ook iets meer te vertellen over facturen. Zoals eerder gezegd betaalt Wim de ondersteuning van zijn vrouw in cash, rechtstreeks aan de vergunde zorgaanbieder. Dat houdt ook enkele administratieve taken in. Zo moet hij de IDO die hij gesloten heeft met de vergunde zorgaanbieder zelf registreren via het e-loket 'mijnvaph' in het dossier van zijn vrouw. Daarnaast moet hij ook de kosten voor de ondersteuning van zijn vrouw indienen bij het VAPH als budgethouder. Dat moet hij doen ten laatste voor 1 april van het jaar nadat de ondersteuning geboden is. Dient hij die kosten later in, dan betaalt het VAPH niet meer terug. Daarom is het van belang dat zeker voor facturen over ondersteuning geboden op het einde van het jaar duidelijk met de vergunde zorgaanbieder wordt afgesproken om die toch ten laatste eind februari van het jaar erop te bezorgen. Op die manier kan Wim zijn kosten tijdig indienen bij het VAPH.

Een laatste punt dat we willen uitlichten gaat over het aanpassen van de IDO. Daarvoor bekijken we de situatie van Thomas. Thomas is een man met een fysieke handicap die 5 dagen per week bij een vergunde zorgaanbieder verblijft. In het weekend gaat hij graag terug naar huis bij zijn ouders, maar de laatste tijd merkt hij dat dat moeilijker wordt omdat zijn ondersteuningsnood stijgt. Dat is confronterend voor hem en zeker als hij thuis is, en daarom vraagt hij aan zijn vergunde zorgaanbieder om hem om de twee weken tijdens het weekend psychosociale ondersteuning te bieden. In zijn IDO is momenteel enkel dag- en woonondersteuning tijdens de weekdagen overeengekomen met de zorgaanbieder maar de zorgaanbieder gaat graag in op zijn vraag naar extra ondersteuning. Dat leidt er natuurlijk toe dat de IDO van Thomas aangepast moet worden. Om administratieve lasten te beperken en omdat vele afspraken hetzelfde blijven spreken Thomas en de vergunde zorgaanbieder af om de extra ondersteuning op te nemen via een addendum. In dat addendum worden de afspraken opgenomen voor de extra gevraagde ondersteuning. Dat addendum wordt ondertekend door de vergunde zorgaanbieder en Thomas en maakt nu deel uit van de IDO. Daarnaast blijven de afspraken uit de reeds bestaande IDO gelden. In deze situatie kon de IDO ook volledig aangepast worden, maar dat is niet noodzakelijk. Het is wel belangrijk dat de IDO een overzichtelijk en duidelijk document blijft voor beide partijen. Stel dat er dus verschillende wijzigingen na elkaar plaatsvinden, kan het aangewezen zijn om de IDO volledig opnieuw op te maken. 

Ondertussen zijn we bijna aan het einde van dit webinar gekomen. Om af te sluiten vertellen we graag iets meer over het verdere traject dat we willen lopen met deze modeldocumenten.

De model-IDO en de bijhorende documenten zullen gedurende een periode van twee jaar geëvalueerd worden. Die evaluatie kan gepaard gaan met wijzigingen aan de documenten. We willen jullie dan ook heel graag warm aanbevelen om deze documenten te gebruiken en jullie ervaringen, feedback, verbetervoorstellen, en dergelijke met ons te delen. Het is jullie feedback als gebruikers van de documenten die we in rekening zullen nemen tijdens het evaluatietraject. Vandaar nogmaals een heel warme oproep om zeker jullie feedback aan ons te bezorgen. Dat kan via het mailadres: avf@vaph.be. We willen vragen om in het onderwerp van jullie mail altijd 'Feedback model-IDO' te zetten zodat die mails gemakkelijk gescheiden kunnen worden van andere e-mails. We willen zorgen voor een stabiel maar toch wel levend document, met andere woorden het is niet de bedoeling dat er continu wijzigingen zullen plaatsvinden aan de documenten maar wel voorzien we alvast een eerste evaluatiemoment met mogelijkheid tot bijsturing in het najaar. Op de website van het VAPH zal u altijd de meest recente versie kunnen raadplegen. De datum van de laatste update zal daarbij ook altijd vermeld staan.

Dan rest er mij enkel nog jullie te bedanken voor jullie deelname aan deze webinar. We hopen dat jullie na het bekijken van deze webinar enthousiast zijn om met de model-IDO aan de slag te gaan. Graag wil ik ook nog even benadrukken dat de modeldocumenten tot stand gekomen zijn in een samenwerking met verschillende partners die ik graag nog even uitdrukkelijk wil bedanken voor de constructieve samenwerking. Dank u wel voor jullie aandacht.