In 2024 werden de bepalingen over het beleidsplan verplaatst van het vergunningsbesluit (24 juni 2016) naar het kwaliteitsbesluit (artikel 47 tot en met 48/1). Inhoudelijk veranderde er niets. De administratieve verantwoording wijzigde wel: de jaarlijkse zelfevaluatie van het beleidsplan moet u enkel bezorgen wanneer het VAPH dat vraagt. De controle van de zelfevaluatie gebeurt nu steekproefsgewijs en risicogestuurd.
Als gevolg van verschillende vragen die het VAPH daarover kreeg, geven we een opfrissing mee van de verwachtingen over het beleidsplan en de zelfevaluatie.
Elke erkende en vergunde zorgaanbieder moet een beleidsplan opmaken om een kwaliteitsvolle inzet van het personeel en kwalitatieve ondersteuning voor de gebruikers te garanderen. Een nieuw vergunde zorgaanbieder bezorgt het beleidsplan aan het VAPH uiterlijk een jaar na de start van de eerste individuele dienstverleningsovereenkomst (IDO).
- Samen met werknemers en gebruikers worden er indicatoren en streefdoelen bepaald.
- De streefdoelen zijn gekoppeld aan de zes minimale doelstellingen uit het BVR (4 februari 2011). Het is mogelijk dat u meer doelstellingen formuleert.
- Bij elke doelstelling worden indicatoren geformuleerd waarvoor gegevens kunnen worden verzameld en geregistreerd. Die tonen aan hoe gegevens worden verzameld en geregistreerd over de kwaliteit van de zorg en hoe die gegevens worden aangewend om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren.
- Het beleidsplan bevat een stappenplan met tijdspad voor het bereiken van de doelstellingen. Ook hoe en met welke frequentie die worden geëvalueerd.
- Een beleidsplan loopt over een periode van maximaal 5 jaar.
- Er wordt aangetoond dat het beleidsplan opgemaakt is in overleg met gebruikers en werknemers.
Het gehele kwaliteitssysteem moet geëvalueerd worden gedurende een periode van maximaal vijf jaar. Dat zorgt ervoor dat het kwaliteitshandboek en alle gebruikersgerichte en organisatiegerichte procedures en processen up-to-date blijven. Ze brengen een leerproces op gang en leiden tot een nieuw beleidsplan.
Daarmee samenhangend maakt de zorgaanbieder een jaarlijkse zelfevaluatie van het beleidsplan. Die zelfevaluatie moet voor nieuwe vergunde of erkende zorgaanbieders verplicht bezorgd worden aan het VAPH een jaar na het indienen van het beleidsplan. Voor alle andere zorgaanbieders gebeurt de controle steekproefsgewijs.
- Elke doelstelling moet minstens een keer geëvalueerd worden in de periode dat het beleidsplan loopt.
- Er wordt aangetoond welke doelstellingen geëvalueerd werden en op welke manier.
- Doelstellingen kunnen aangepast of bijgestuurd worden. Er wordt aangetoond welke stappen er ondernomen worden als een doelstelling niet bereikt is.
- Het participatief proces wordt aangetoond en de feedback van gebruikers en werknemers wordt mee opgenomen.
- Het is belangrijk dat er wordt aangegeven op welke manier er rekening wordt gehouden met de inbreng van gebruikers en werknemers, of waarom niet.
- Alle partijen ondertekenen het document waarin bovenstaande elementen zijn opgenomen. Als er geen officiële werkgeversorganisatie of een collectief overlegorgaan is binnen de organisatie, dan moet er verduidelijkt worden op welke manier inspraak van medewerkers en gebruikers verkregen werd.
Er bestaat een modeldocument dat u daarvoor kunt gebruiken..
Beleidsplannen en zelfevaluaties bezorgt u aan het VAPH via avf@vaph.be.
Alle informatie kunt u vinden op www.vaph.be/professionelen/vza/kwaliteit/kwaliteitsvoorwaarden/beleidsplan-zelfevaluatie.