Het multifunctioneel centrum (MFC) heeft zeven kalenderdagen tijd om de begeleidingsovereenkomst in de webapplicatie GIR te registreren. Na het registreren van de begeleidingsovereenkomst kunnen er dagregistraties geregistreerd worden. Het registreren van de dagregistraties moet binnen de vier weken gebeuren. Dagregistraties registreren in de toekomst is evenwel niet mogelijk.
De begeleidingsovereenkomst moet steeds up-to-date zijn en moet daarom aangepast worden zodra een andere overeenkomst wordt afgesloten tussen MFC en gebruikers.
Als er langer dan drie maanden geen dagregistraties meer werden geregistreerd bij een gebruiker, wordt de begeleidingsovereenkomst automatisch afgesloten op de dag na de laatste dagregistratie. Hiermee moet zeker rekening gehouden worden tijdens de vakantieperiodes omdat hier mogelijk een periode van onderbreking of mindere aanwezigheid van gebruikers is. Deze automatische afsluiting mag echter niet gebruikt worden om begeleidingsovereenkomsten - na afloop van de ondersteuning - open te laten staan en te wachten op deze automatische afsluiting. Een MFC dient een begeleidingsovereenkomst zelf correct af te sluiten.
Een correcte en tijdige registratie van zowel de begeleidingsovereenkomsten als de dagregistraties is uiterst belangrijk:
Deze geregistreerde gegevens worden ook door andere departementen en agentschappen gebruikt om enerzijds rechten toe te kennen aan gebruikers en gezinnen en anderzijds rechten te schorsen.
Als het VAPH foutieve gegevens doorstuurt, omwille van foutieve registraties in de GIR, kan dit verstrekkende gevolgen hebben. Bij het ontbreken van begeleidingsovereenkomsten is het mogelijk dat gezinnen grote bedragen van toeslagen achteraf moeten terugbetalen, omdat ze hier geen recht op hadden. In andere situaties loopt men mogelijk rechten mis omdat men niet voldoet aan bepaalde voorwaarden.